Bạn đã biết nguyên tắc sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp, hội nghị chưa?

Việc bố trí sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp rất quan trọng, bởi nó không chỉ tăng hiệu quả cho cuộc họp mà còn giúp người khác nhận biết được vị trí của mỗi người, hay suy ra thứ tự nội dung cuộc họp thông qua cách thức diễn ra cuộc họp.

Vì vậy trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ đề cập đến cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp chuẩn nhất.

Tại sao cần phải chú ý việc sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp

Phòng họp là nơi tụ họp của các vị trí chủ chốt trong công ty, hay là nơi bàn bạc của các đối tác khác nhau, khác với cách bài trí của văn phòng hàng ngày, việc tuân thủ các nguyên tắc sắp xếp chỗ ngồi cũng rất quan trọng. Có nghĩa là tôn trọng và đề cao vị trí của nhân viên hay những người đang ngồi trên ghế phòng họp đó.

>>Tham khảo: Ghế hội nghị cao cấp EVO

Trong cuộc họp, việc sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp cho những người tham gia họp không chỉ ảnh hưởng đến sự thành bại của cuộc họp mà còn phản ánh trình độ quản lý của công ty và ảnh hưởng đến chất lượng của những người tham gia.

Ngoài ra, việc bố trí chỗ ngồi giúp cuộc họp của chúng ta không bị nhàm chán, ở mỗi vị trí ngồi khác nhau, mọi người đều hiểu rõ vai trò của mình, giúp thúc đẩy khả năng phát huy hết ý tưởng của người tham gia.

Mặt khác, có thể hạn chế tình trạng những người trong cùng bộ phận ngồi gần nhau và nói chuyện, tạo ra sự lộn xộn hay mất tập trung trong các cuộc họp.

Những nguyên tắc cần phải tuân thủ khi sắp xếp chỗ ngồi cuộc họp, hội nghị

Dưới đây là một số nguyên tắc cơ bản khi sắp xếp chỗ ngồi trong các cuộc họp mà bạn cần phải nhớ:

Ưu tiên vị trí người tổ chức

Vị trí chủ tọa trong phòng phải lên hàng đầu vì đó là vị trí lãnh đạo thể hiện uy quyền và tiếng nói của người đó. Vì vậy chọn và sắp xếp chỗ ngồi trong hội nghị bằng những chiếc ghế có tựa lưng cao, chất liệu tốt để tạo sự tự tin và vững vàng hơn cho người ngồi.

Vị trí đặt có thể ở đầu bàn hoặc cuối bàn hội nghị nhưng phải hướng ra cửa, hoặc xa cửa nhất để có thể dễ dàng bao quát các phòng họp, nhân viên và đối tác.

>>Xem thêm: 5+ mẫu ghế phòng họp được tin dùng nhất

Cách bố trí chỗ ngồi hợp lý

Các ghế còn lại cũng cần được bố trí hợp lý, phù hợp với từng vị trí, hay tính chất của cuộc họp, là nguyên tắc quan trọng và bắt buộc để đảm bảo hiệu quả và hiệu quả của cuộc họp. có thể khiến người tham gia cảm thấy thoải mái nhất.

• Không có chỗ ngồi đối diện: Ngồi hai người đối diện nhau tạo cảm giác bất an, thiếu tự tin, dễ bị phân tâm và loại bỏ những ý kiến ​​tích cực trong các cuộc họp. Vì vậy cần sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp so le hoặc chếch nhau.
• Không đặt ghế ở góc bàn: Đây được xem là một điều cấm kỵ trong phòng họp. Đối với bàn tròn hay bàn oval thì không sao, nhưng cần tránh xếp chỗ nếu là bàn chữ nhật.
• Sắp xếp theo cấp bậc: Ở nguyên tắc này thì những người càng quan trọng thì sẽ ngồi vị trí gần chủ tọa, còn các vị trí xa hơn sẽ dành cho những cấp bậc nhỏ hơn.

Ghế của chủ tọa phải là ghế riêng

Người quan trọng nhất trong hội nghị thường được sắp xếp ghế riêng và hoàn toàn khác biệt. Do đó, đây là một trong những nguyên tắc mà bạn cần lưu ý khi sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp.

Gợi ý một số cách sắp xếp khoa học

Tính chất cũng như số lượng người tham gia sẽ là phần chủ đạo trong việc sắp xếp vị trí ngồi hợp lý:

• Số lượng hai người: Có thể ngồi vuông góc với người kia để tránh nhìn mặt nhau. Hay ngồi kề người đó để ý muốn đồng quan điểm và thể hiện sự hợp tác.
• Nhóm làm việc: Để có thể sắp xếp đủ người ngồi vào bàn, hãy chọn bàn hình chữ nhật để có thể ngồi ở hai phía và tập trung dễ dàng hơn vào người chủ trì. Hãy chọn bàn tròn để mọi người có thể ngồi ở vị trí như nhau.
• Số lượng đông: Nếu có số lượng người tham gia nhất định, hãy sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp hợp lý theo từng dãy đối diện với người chủ trì.

Hy vọng thông qua những thông tin trên bạn có thể tìm được cách bố trí, sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp sao cho hợp lý. Nếu có những thắc mắc hãy liện hệ ngay EVO để được tư vấn và hỗ trợ.