Giữ vững mối quan hệ và tạo kết nối với khách hàng, đối tác trong suốt quá trình hoạt động là một trong những mục tiêu lâu dài của tất cả các công ty, doanh nghiệp. Trong đó, việc tổ chức hội nghị khách hàng thường niên vào thời điểm giữa năm hoặc cuối năm là sự kiện quan trọng cần được chuẩn bị kỹ càng.
Chi tiết từ A-Z quy trình và các bước lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng công ty được chúng tôi chia sẻ chi tiết dưới đây. Hy vọng đây sẽ là nguồn thông tin hữu ích để quý anh/chị thực hiện thành công xây dựng chương trình hội nghị khách hàng của doanh nghiệp mình.
Khái niệm và tầm quan trọng của hội nghị khách hàng
Để đảm bảo các khâu tổ chức hội nghị KH được diễn ra thuận lợi, suôn sẻ thì bộ phận lên kế hoạch cần nắm rõ về định nghĩa và sự cần thiết của buổi hội nghị khách hàng.
Hội nghị khách hàng là gì?
Hội nghị khách hàng trong tiếng anh là Customer Conference, thường được tổ chức vào giữa năm hoặc cuối năm. Là sự kiện được các doanh nghiệp tổ chức với khách mời là các đối tác chiến lược và khách hàng. Chương trình tổ chức hội nghị khách hàng được gọi với nhiều cái tên khác nhau như lễ kỷ niệm, tri ân, hội nghị vinh danh, họp mặt,…
Ý nghĩa
Mỗi sự kiện có mục đích, kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng với những định hướng khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung chương trình hội nghị KH đều mang lại ý nghĩa như sau:
Đối với đơn vị tổ chức
- Gửi lời tri ân đến khách hàng/đối tác đã tin dùng và đồng hành cùng doanh nghiệp suốt trong thời gian qua qua. Giúp tạo niềm tin vững chắc, “sợi dây” kết nối bền chặt mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp.
- Mở rộng và tiếp cận với những khách hàng tiềm năng.
- Tạo điều kiện để quảng bá thương hiệu, dịch vụ, sản phẩm mới.
- Thăm dò ý kiến đánh giá, nhu cầu, mong muốn của KH để có những định hướng phù hợp trong quá trình hoạt động, phát triển.
- Thể diện văn hóa doanh nghiệp, tầm nhìn sứ mệnh, khẳng định nét riêng biệt, đặc trưng cũng như củng cố sự uy tín của công ty.
Đối với khách hàng
- Cơ hội để KH hiểu rõ hơn về quy trình, cách thức hoạt động của doanh nghiệp về sản phẩm, dịch vụ của họ.
- Kịp thời cập nhật các thông tin mới và cần thiết về doanh nghiệp.
- Nhận được quà, voucher độc quyền,… từ phía đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng.
Một số kiểu hội nghị KH phổ biến
Dưới đây là các loại hội nghị khách hàng phổ biến nhất hiện nay:
Hội nghị tri ân khách hàng
Đúng như tên gọi của nó, đây là loại hình hội nghị để gửi lời cảm ơn đến khách hàng, đối tác đã tin tưởng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Vì tính chất của nó mà khâu lên kế hoạch quyết định tổ chức hội nghị khách hàng, bài phát biểu tri ân khách hàng cần được chuẩn bị kỹ càng.
Hội nghị bán hàng
Kiểu hoi nghi khach hang này sẽ thỉnh thoảng được tổ chức để tìm kiếm những tệp khách hàng mới đang quan tâm đến mặt hàng, dịch vụ của công ty. Là sự kiện mang lại nhiều lợi ích thiết thực khi doanh nghiệp có thể tiếp cận với nhiều KH có nhu cầu muốn mua hàng cùng lúc.
Cách tổ chức hội nghị khách hàng kiểu này cần lên kế hoạch thật đầy đủ, chi tiết để đạt hiệu quả cao, thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng.
Hội nghị giới thiệu sản phẩm mới
Sự kiện chương trình hội nghị khách hàng này nhằm giới thiệu sản phẩm mới của doanh nghiệp đến với khách hàng, đơn vị báo truyền thông trước khi được bày bán chính thức. Giúp doanh nghiệp nhận được sự quan tâm của công chúng trước khi sản phẩm được bày bán chính thức. Việc lên concept, trang trí và khu vực trải nghiệm sản phẩm cần được chú ý.
Hội nghị sơ kết – tổng kết cuối năm
Ngoài việc tổ chức sự kiện tri ân khách hàng hay các kiểu hội nghị trên thì hội nghị khách hàng cuối năm cũng được nhiều đơn vị thực hiện. Với mục đích thông báo kết quả kinh doanh, tình hình phát triển và những kế hoạch của doanh nghiệp với khách mời chính là nhân viên công ty, các khách hàng, đối tác thân thiết đến tham dự.
>>Xem thêm: Tìm hiểu sự khác nhau giữa đại hội và hội nghị
Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng chuẩn
Để một hoi nghi khach hang diễn ra thành công tốt đẹp thì bạn cần biết chính xác cách thức tổ chức hội nghị khách hàng công ty gồm những bước nào. Cụ thể như sau:
Xác định mục đích và mục tiêu của hội nghị
Việc xác định rõ chương trình có mục đích gì sẽ giúp bạn lên kế hoạch về nội dung hội nghị khách hàng và hình thức một cách phù hợp nhất. Từ đó đề ra những mục tiêu và dựa trên đó để làm cơ sở đánh giá về chất lượng, hiệu quả của hội nghị.
Lên danh sách khách mời
Lên DS đầy đủ khách mời như nhà cung cấp, phân phối, đại lý, các đối tác, truyền thông,.. để kịp tiến hành gửi thư mời trước thời gian tổ chức cũng như có kế hoạch đón tiếp chu đáo.
Thời gian, địa điểm tổ chức
Thông thường các doanh nghiệp sẽ chọn những ngày cuối tuần vào khung giờ từ 14h – 16h để tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng. Nên lựa chọn địa điểm có vị trí thuận lợi, càng gần trung tâm càng tốt, dễ tìm kiếm và di chuyển.
Những trung tâm tổ chức hội nghị chuyên nghiệp có hệ thống sảnh tiệc sang trọng, quy mô đa dạng để bạn lựa chọn không gian phù hợp với số lượng khách mời của mình. Hệ thống âm thanh, ánh sáng, yếu tố an ninh, an toàn của địa điểm cũng cần lưu ý.
Lên ý tưởng và xây dựng kịch bản
Kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng cần rõ ràng, chi tiết và phù hợp với mục đích của sự kiện. Đây là bước vô cùng quan trọng giúp hội nghị có sự thống nhất, mạch lạc, tạo sự hấp dẫn đối với khách mời, công chúng theo dõi.
Không chỉ đảm bảo mọi hạng mục được thực hiện đầy đủ, đúng theo kế hoạch mà chúng ta cũng có thể lên phương án dự trù, giải quyết các vấn đề phát sinh ngoài ý muốn. Hạn chế đi theo kịch bản đã sử dụng hoặc kiểu cách quá cũ gây nhàm chán cho khán giả.
Checklist quy trình tổ chức hội nghị KH thường xuyên
Để kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng công ty đạt hiệu quả tối đa thì bạn nên lập một checklist bao gồm tất cả những công việc cần chuẩn bị cho hội nghị để kiểm tra kỹ càng, chi tiết và cẩn thận nhất có thể.
Các bước thực hiện trong kế hoạch tổ chức hội nghị KH
Nội dung chương trình hội nghị khách hàng cơ bản gồm những bước dưới đây để giúp DN, công ty bạn có một buổi hội nghị KH được diễn ra tốt đẹp:
- Đón khách
- Hướng dẫn khách vào bàn
- Quá trình diễn ra sự kiện
- Đãi tiệc
- Gameshow, tổ chức bốc thăm trúng thưởng
- Tiễn khách
>>Xem thêm: Bạn đã biết nguyên tắc sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp, hội nghị chưa?
Mẫu bài phát biểu trong hội nghị khách hàng
Để chuẩn bị nội dung hội nghị khách hàng được chuyên nghiệp thì phần phát biểu cảm ơn khách hàng là bước không thể thiếu. Dưới đây là mẫu bài phát biểu hội nghị khách hàng để bạn tham khảo:
Lời mở đầu cho bài phát biểu khai mạc hội nghị khách hàng:
“Kính thưa ông/bà… và toàn thể những vị khách quý đã dành thời gian quý báu để tham dự buổi hội nghị của công ty chúng tôi ngày hôm nay. Tôi là … hiện đang nắm giữ chức vụ… của công ty…
Lời đầu tiên cho phép tôi được thay mặt cho công ty gửi đến lời cảm ơn chân thành đến khách hàng, đối tác đã luôn tin tưởng và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của chúng tôi trong suốt thời gian qua. Bên cạnh đó, thật sự cảm ơn vì quý vị đã có mặt trong buổi sự kiện của chúng tôi.
Hôm nay, ngày … tháng … năm…, công ty… có tổ chức hội nghị dành cho khách hàng về những vấn đề… Mong rằng, qua buổi hội nghị này chúng tôi sẽ được đón nhận những đánh giá, góp ý, phản hồi quý báu từ quý vị để từ đó chúng tôi có sự củng cố về chất lượng sản phẩm, dịch vụ tốt hơn.
Nội dung chính:
Cần khái quát những vấn đề mà hội nghị muốn hướng đến. Ví dụ như sau:
- Tình hình hoạt động trong thời gian qua, phạm vị và mức độ phát triển ở thời điểm hiện tại. So sánh những bước tiến cùng kỳ.
- Giới thiệu những dự án, chính sách mới tiềm năng.
- Lồng ghép những điểm về văn hoá doanh nghiệp, tầm nhìn sứ mệnh.
- Chú trọng vào việc giới thiệu thông tin về sản phẩm, dịch vụ bao gồm cả những mặt hàng đã, đang và sắp sửa được cung cấp. Nêu những cải tiến nếu có để sản phẩm, dịch vụ trở nên tốt hơn.
- Điểm qua một vài khó khăn mà công ty hiện đang đối mặt.
Kết thúc bài phát biểu tại hội nghị khách hàng:
“Hiện tại tuy còn một vài điểm khó khăn nhưng chắc chắn công ty … sẽ không ngừng cải thiện, ngày càng hoàn thiện, vững mạnh và phát triển hơn trong tương lai. Để có thể đi nhanh và xa hơn, sự tin tưởng và ủng hộ của quý vị chính là nguồn cổ vũ hơn nhất của chúng tôi.
Nếu trong quá trình tổ chức hội nghị này có bất cứ điều thiếu sót nào kính mong quý vị thông cảm cho chúng tôi. Cuối cùng, xin chân thành cảm ơn sự có mặt của quý vị trong ngày hôm nay, cảm ơn đã lắng nghe bài phát biểu của tôi. Kính chúc quý vị thật nhiều sức khoẻ và thành công, chúc cho hội nghị thành công tốt đẹp. Xin chân thành cảm ơn!”
Mẫu kịch bản dẫn chương trình hội nghị khách hàng
Lời dẫn khai mạc chương trình
Xin được chào mừng toàn thể các quý vị khách quý, quý vị đại biểu đã đến với chương trình hội nghị khách hàng của công ty X ngày hôm nay.
Để bắt đầu chương trình, xin mời toàn thể quý vị cùng thưởng thức một tiết mục văn nghệ vô cùng đặc sắc đến từ…
Rất cảm ơn các nghệ sĩ với tiết mục vô cùng hấp dẫn vừa rồi. Chúng ta hãy cùng dành cho họ một tràng pháo tay thật lớn và ròn rã được không ạ?
Và ngay bây giờ, chương trình hội nghị khách hàng của công ty X xin phép được bắt đầu.
Lời đầu tiên, cho phép tôi (MC…) thay mặt ban tổ chức chương trình là công ty X xin gửi tới toàn thể các quý vị có mặt trong chương trình lời chào trân trọng và lời chúc tốt đẹp nhất. Cảm ơn quý vị đã dành thời gian quý báu của mình có mặt tại đây. Sự tham gia của quý vị chính là niềm vinh hạnh của công ty X . Và cũng là sự đóng góp to lớn giúp sự kiện thành công rực rỡ.
Ngày hôm nay, đến với hội nghị khách hàng công ty X có sự góp mặt của những vị khách vô cùng đặc biệt. Xin được trân trọng giới thiệu ông/bà…
Ngoài ra, còn có sự góp mặt của những khách hàng, đối tác, các đại lý phân phối đã đồng hành cùng công ty X trong suốt những năm vừa qua.
Mục đích công ty chúng tôi tổ chức ra sự kiện này là để thắt chặt tinh thần đoàn kết, sự tin tưởng và hợp tác giữa các bên ngày càng bền vững, tốt đẹp hơn.
Đồng thời, đây cũng là dịp để công ty X vinh danh các cá nhân, tập thể xuất sắc trong suốt thời gian qua.
Lời dẫn nội dung chương trình
Xin trân trọng kính mời ông/bà lên sân khấu để tuyên bố khai mạc hội nghị cũng như có đôi lời phát biểu.
Vâng rất cảm ơn những lời phát biểu vô cùng ý nghĩa của ông/bà. Chúng tôi mong rằng trong hội nghị này sẽ được lắng nghe những góp ý, đánh giá và phản hồi từ quý vị. Bất kỳ một chia sẻ nào chúng tôi cũng đều tiếp thu và rút kinh nghiệm cho tương lai.
Tiếp sau đây, xin kính mời quý vị hướng mắt lên sân khấu để cùng theo dõi một clip đặc biệt mà ban tổ chức đã chuẩn bị.
Thông qua clip ngắn này chắc hẳn quý vị đã hiểu được phần nào quá trình phát triển của công ty X với những nỗ lực tuyệt vời của đội ngũ công ty. Và đương nhiên không thể thiếu thành phần khách hàng và các quý đối tác.
Để thay lời cảm ơn chân thành nhất, chúng tôi xin được gửi tặng những món quà nhỏ tới các đại lý, khách hàng có tên sau đây…
Xin mời đại diện khách hàng có thể nán lại sân khấu để phát biểu đôi lời về suy nghĩ của mình.
Cảm ơn những chia sẻ rất thật từ vị khách hàng…
Tiếp theo, để thay đổi không khí, kính mời quý vị cùng thưởng thức một tiết mục nghệ thuật đến từ…
Vâng, xin cảm ơn đoàn nghệ thuật với màn biểu diễn cực sôi động vừa rồi.
Lời dẫn kết thúc chương trình
Vậy là chúng ta đã cùng nhau trải qua nhiều cung bậc cảm xúc trong chương trình, từ những chia sẻ của khách hàng đến những định hướng tương lai của công ty.
Cuộc vui nào rồi cũng đến hồi kết thúc, chương trình của chúng tôi ngày hôm nay cũng xin được phép kết thúc tại đây.
Một lần nữa, tôi xin thay mặt công ty X gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể quý vị. Kính chúc quý vị luôn bình an và thành công trong cuộc sống!
Xin chào và hẹn gặp lại!
Mẫu background, thiệp mời hội nghị khách hàng
Tham khảo một số background hội nghị khách hàng đẹp, sang trọng được chúng tôi tổng hợp sau đây:
Mẫu thư mời hội nghị khách hàng chi tiết, ấn tượng:
Những lưu ý cần nhớ
- Gửi thư mời cho khách mời ít nhất trước khi tổ chức 7 ngày
- Chuẩn bị các tài liệu quảng bá hình ảnh doanh nghiệp đầy đủ
- Thường xuyên kiểm tra các thiết bị điện tử khi sử dụng trong hội nghị
- Nên chạy thử chương trình
- Chuẩn bị chu đáo nhân sự và trang thiết bị y tế túc trực sẵn sàng
- Nên chọn đơn vị chuyên tổ chức hội nghị khách hàng
- Có những kế hoạch dự bị, phương án cho tình huống phát sinh
- Chăm sóc khách hàng sau khi buổi hội nghị tri ân khách hàng (gọi điện hỏi thăm; gửi email; gửi quà tặng hội nghị khách hàng như móc khóa, ly sứ trắng, đồng hồ treo tường, mũ bảo hiểm, ô hoặc áo mưa,…)
>>Xem thêm: Tổng hợp những mẫu phông nền hội nghị phổ biến hiện nay
Câu hỏi thường gặp khi tổ chức hội nghị khách hàng công ty
Giải đáp một số thắc mắc về tổ chức HNKH:
Tổ chức hội nghị khách hàng cần chứng từ gì?
Trả lời: Hồ sơ tổ chức hội nghị khách hàng bao gồm:
- Chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng với quyết định phê duyệt của Giám Đốc
- Dự trù kinh phí, kế hoạch, chương trình hội nghị
- Danh sách thành viên, khách mời tham dự
- Chứng từ, hóa đơn hội nghị khách hàng kèm theo kế hoạch (Hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng…)
- Hợp đồng của bên cho thuê địa điểm tổ chức hội nghị, hợp đồng thuê
Tổ chức hội nghị khách hàng có phải xin phép?
Trả lời: Hội nghị khách hàng là sự kiên có quy mô lớn, với số lượng khách mời tham gia lớn nên cần phải có sự cho phép của chính quyền địa phương.
Mẫu tờ trình tổ chức hội nghị khách hàng?
Trả lời: Bạn có thể tải văn bản tổ chức hội nghị khách hàng tại ĐÂY.
Tổ chức hội nghị khách hàng ở đâu?
Trả lời: Thường diễn ra ở khách sạn, trung tâm hội nghị hay ngay tại chính doanh nghiệp của bạn.
Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng hợp lý gồm những gì?
Trả lời: Bao gồm thuê địa điểm tổ chức; biểu diễn văn nghệ; MC; nhân sự phục vụ; nhân sự điều hành hội nghị, âm thanh, ánh sáng; thiết kế, in ấn; ăn uống; quà tặng; chi phí phát sinh.
Địa chỉ cung cấp ghế hội nghị, ghế hội trường trong sự kiện hội nghị KH?
Trả lời: EVO Seating là thương hiệu có nhiều mẫu mã đa dạng ghế hội trường, hội nghị để bạn lựa chọn. Với chất lượng, độ bền được đảm bảo cùng mức giá cạnh tranh nhất thị trường.
Hy vọng những thông tin về mục đích của hội nghị khách hàng, mẫu tổ chức hội nghị khách hàng cụ thể đã được chúng tôi nêu trên đã giúp bạn phần nào. Trân trọng!
