7 bước tổ chức hội thảo chi tiết, chuyên nghiệp nhất

Tổ chức hội thảo được xem là một trong những hoạt động, sự kiện cần thiết ở hầu hết các công ty, doanh nghiệp hiện nay. Đây được coi là cơ hội để mọi người đưa ra ý kiến, đóng góp; đồng thời hội thảo cũng phục vụ nhiều hoạt động khác như chia sẻ thông tin, duy trì mối quan hệ với khách hàng,… của đơn vị tổ chức đó.

Để có được một quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp thì bạn phải nắm rõ 7 bước chính trong cách tổ chức hội thảo được chúng tôi chia sẻ ngay sau đây! Chi tiết từ A-Z nội dung chương trình hội thảo bao gồm kịch bản, kinh nghiệm, địa điểm tổ chức hội thảo để tham khảo.

Tổ chức hội thảo là gì?

Là sự kiện, cuộc gặp gỡ của một nhóm người để thảo luận và trao đổi về một vấn đề nào đó. Đây là hoạt động được các doanh nghiệp tổ chức thường niên nhằm mục đích đối thoại, thăm dò ý kiến khách hàng hoặc chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, thông tin về ngành nghề.

Tổ chức hội thảo là cơ hội để doanh nghiệp giao lưu, duy trì mối quan hệ bền chặt với khách hàng, đối tác. Đồng thời, tổ chức hội nghị hội thảo giúp nâng cao, quảng bá hình ảnh thương hiệu công ty với những khách hàng tiềm năng và cơ quan truyền thông.

Tổ chức hội thảo tiếng Anh là gì?

Hội thảo trong tiếng Anh là seminar/workshop. Tổ chức hội thảo tiếng Anh là hold workshop, organize seminar hoặc host workshop. Tuy nhiên, có sự phân biệt khá rõ ràng như sau: Workshop có xu hướng thực hành nhiều hơn; Seminar thiên về việc tìm hiểu về một chủ đề cụ thể.

Tầm quan trọng của việc tổ chức hội nghị hội thảo

Việc tổ chức hội thảo được lên kế hoạch kỹ càng và chuẩn bị chu đáo bởi vai trò của chương trình hội thảo sẽ mang lại rất nhiều giá trị lớn. Cụ thể như sau:

Quảng bá, giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ

Thông thường, mở đầu các buổi hội thảo sẽ trình chiếu video giới thiệu về dịch vụ/sản phẩm của doanh nghiệp đó. Điều này giúp khách hàng, đối tác có thêm ấn tượng và ghi nhớ hơn về SP/dịch vụ của công ty, là cơ hội tốt để quảng bá, truyền thông.

Tạo lòng tin với khách hàng/ đối tác

Ngoài việc thể hiện được sự chuyên nghiệp thì tổ chức chương trình hội thảo sẽ tạo thêm lòng tin, duy trì mối quan hệ thân thiết với khách hàng, đối tác; tạo thiện cảm với khách mời tham dự. Khi họ được chia sẻ ý kiến, nắm rõ thêm các thông tin quan trọng mà phía doanh nghiệp cung cấp thông qua các buổi hội thảo.

Xây dựng hình ảnh/ thương hiệu

Được coi là một trong những hoạt động thiết yếu trong marketing, tổ chức hội thảo giúp công ty tăng độ diện thương hiệu với khách mời, đối tác tham dự. Với cách trang trí, setup theo phong cách của doanh nghiệp sẽ giúp khách hàng được tiếp cận gần hơn với hình ảnh, văn hóa của doanh nghiệp.

Giải quyết vấn đề

Nội dung chương trình hội thảo mang tính nội bộ với mục đích thảo luận, đối thoại và tìm ra hướng giải quyết chung cho các vấn đề đang tồn đọng của công ty. Tổng hợp ý kiến từ các chuyên gia, người có kinh nghiệm, cán bộ nhân viên để có phương án xử lý tốt nhất.

Các kiểu tổ chức hội thảo phổ biến nhất

Có 6 hình thức hội thảo phổ biến như sau:

Tổ chức hội thảo khoa học

Thảo luận hoặc công bố những kết quả nghiên cứu khoa học của các tổ chức, cá nhân. Tại đây, chuyên gia, diễn giả sẽ trình bày, cùng nhau thảo luận với nhau. Buổi hội thảo này không mang quá nhiều ý nghĩa quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, kiểu tổ chức hội thảo có yếu tố nước ngoài không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ thi đơn vị tổ chức gửi hồ sơ xin phép tổ chức hội thảo quốc tế cho cơ quan của người có thẩm quyền. Thời hạn ít nhất là 30 ngày trước ngày dự kiến tổ chức.

Workshop

Có quy mô nhỏ, khoảng 10-20 người tham gia với mục đích chia sẻ kiến thức trong một lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính, môi trường, giáo dục,….Có các hoạt động thực tế, ví dụ cụ thể để khách mời tham dự hội thảo có thêm thông tin cần thiết.

Hội thảo du học

Tổ chức hội nghị hội thảo hội thảo du học sẽ tìm kiếm khách hàng tiềm năng và chuyển đổi thành hoạt động bán hàng cho các công ty chuyên về du học.

Hội thảo chuyên đề – chuyên môn

Xoay quanh một chủ đề liên quan đến thực tiễn trong công việc hoặc hoạt động kinh doanh, có một diễn giả duy nhất.

Tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm

Doanh nghiệp khi ra mắt sản phẩm, dịch vụ, chương trình mới thường có nhu cầu tổ chức hội thảo, họp báo để giới thiệu và quảng bá. Nhìn chung, tùy vào nhu cầu và kinh phí, ban tổ chức có thể xác định tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm mới dưới nhiều quy mô và hình thức khác nhau.

+ Chú trọng đến phản ứng của khách hàng.

+ Đảm bảo khâu tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm hiệu quả, chuyên nghiệp.

+ Phân công, phối hợp để chương trình diễn ra suôn sẻ.

Tập huấn

Nội dung chương trình hội thảo của các buổi tập huấn giúp nâng cao kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn cho nhân viên. Có quy mô lớn hơn workshop, diễn ra trong nội bộ tổ chức, ban ngành.

>>Xem thêm: Tìm hiểu các loại hội nghị phổ biến nhất hiện nay

Quy trình tổ chức hội thảo chi tiết

Bạn chưa nắm rõ cách tổ chức hội thảo cụ thể theo từng bước? Theo dõi ngay các bước to chức hội thảo khoa học nói riêng và quy trình tổ chức hội thảo nói chung được chúng tôi chia sẻ qua 7 bước sau đây:

Bước 1: Xác định chủ đề hội thảo

Tùy vào từng lĩnh vực, hoạt động của doanh nghiệp mà lựa chọn cho phù hợp. Các chủ đề hội thảo hay thường được tìm kiếm qua nhiều cách. Như khảo sát ý kiến khách hàng, trao đổi với đội ngũ bán hàng, nghiên cứu tham khảo từ các hội thảo thành công, dự đoán xu hướng,…

Ví dụ trong lĩnh vực tài chính, một số chủ đề hội thảo hay như: Giải pháp tài chính doanh nghiệp trong khủng hoảng, Xây dựng Chiến lược số hóa cho doanh nghiệp, Quản trị nguồn nhân lực trong kỷ nguyên số,..

Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức

Nội dung chương trình hội thảo khi lên kế hoạch cần:

• Mục đích, mục tiêu
• Nội dung chính của hội thảo bao gồm cả kịch bản dẫn chương trình hội thảo
• Thời gian, địa điểm tổ chức hội thảo (một số địa điểm tổ chức sang trọng, nổi tiếng: Trống Đồng Palace, Khách sạn JW Marriott, Asean Resort,…)
• Bảng kinh phí dự trù
• Lựa chọn đơn vị tổ chức chuyên nghiệp, có kinh nghiệm
• Lên danh sách khách mời
• Lập chương trình cụ thể, chi tiết

Bước 3: Chuẩn bị

• Chuẩn bị phòng hội thảo sang trọng, lịch sự, phù hợp với buổi hội thảo. Phòng hội thảo cần được đảm bảo đầy đủ trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, khẩu hiệu, banner, backdrop,… được treo ở các vị trí nổi bật
• Các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón
• Truyền thông cho sự kiện qua các kênh offline, online
• In ấn tài liệu
• Phát thư mời cho khách mời

Bước 4: Tổ chức hội thảo

Sau khi đã có kế hoạch chương trình hội thảo, chúng ta sẽ điều phối hội thảo diễn ra theo đúng nội dung đã lên.

Bước 5: Kết thúc chương trình

• Tặng quà lưu niệm cho khách mời
• Ghi biên bản hội thảo

Bước 6: Xử lý thông tin

• Đánh giá nội dung hội thảo
• Kiến nghị các tổ chức, đơn vị dự hội thảo về nội dung thảo luận

Bước 7: Đánh giá

Dựa trên hai yếu tố:

• Số người tham dự thực tế và ý kiến đóng góp về chương trình hội thảo
• Hiệu quả truyền thông (độ thảo luận, chia sẻ, tương tác, báo chí,…)

Mẫu kịch bản chương trình hội thảo

• Mở đầu chương trình: MC giới thiệu về buổi hội thảo gồm: tên nhà tài trợ, đại biểu,khách mời tham gia, lý do tổ chức,…
• MC giới thiệu người đại diện lên chia sẻ, khai mạc chương trình
• Sau phần giới thiệu, MC mời người chủ trì lên dẫn dắt buổi hội thảo
• Nên chuẩn bị một số tiết mục văn nghệ xen kẽ để sự kiện bớt nhàm chán và thu hút sự chú ý của mọi người
• MC mời người đại diện lên phát biểu bế mạc chương trình

>>Xem thêm: Cách tổ chức hội nghị khách hàng – Mẫu bài phát biểu chi tiết

Những lưu ý khi tổ chức hội thảo

Việc tổ chức hội nghị hội thảo đòi hỏi phải chuẩn bị một cách chỉn chu, kỹ càng. Bên cạnh quy trình tổ chức chi tiết được nêu bên trên, sau đây là một số kinh nghiệm tổ chức hội thảo quốc tế nói riêng và buổi hội thảo nói chung để bạn lưu ý:

Chủ đề

Chủ đề hội thảo hay khi có nội dung ngắn gọn và rõ ràng về mục đích của chương trình hội thảo kèm lợi ích nhận được khi tham gia.

Chuyên gia, khách mời uy tín

Nên tìm kiếm, lựa chọn những chuyên gia có kinh nghiệm, uy tín trong lĩnh vực đó để tạo sự tin tưởng cho chương trình. Chuẩn bị kịch bản, danh sách câu hỏi với khách mời một cách chi tiết.

Truyền thông cho sự kiện

Quảng bá trước 1 – 2 tuần khi tổ chức hội thảo, lựa chọn kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu (mạng xã hội, tờ rơi, truyền hình, trực tiếp,…) để đem lại hiệu quả cao nhất.

Thu thập thông tin

Việc có được thông tin người tham dự giúp doanh nghiệp, công ty tăng cường mối quan hệ và tìm kiếm được khách hàng tiềm năng. Một số những hình thức phổ biến như điền form online, offline, đăng ký nhận email hoặc sử dụng thẻ thành viên,…

Một số câu hỏi thường gặp

Giải đáp một số thông tin được nhiều người tìm kiếm khi lên kế hoạch tổ chức hội thảo:

Tổ chức hội thảo có cần xin giấy phép không?

Trả lời: Theo quy định của nhà nước, tổ chức hội nghị, hội thảo, sự kiện, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy sau đây: Đơn xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo, sự kiện, doanh nghiệp. Mục tiêu khi tổ chức. Thông điệp, chủ đề, nội dung doanh nghiệp muốn truyền tải.

Tổ chức hội thảo cần những gì?

Trả lời: Để chuẩn bị cho một buổi hội thảo, cần xác định một số yếu tố:

• Đối tượng khách hàng mục tiêu
• Thời gian, địa điểm tổ chức hội thảo
• Số lượng khách mời
• Chi phí tổ chức hội thảo
• Lên kịch bản quy trình tổ chức

Chi phí tổ chức hội thảo gồm?

Trả lời:

• Địa điểm tổ chức hội thảo
• Âm thanh/ màn LED
• Ấn phẩm in ấn, thiết kế: tài liệu, banner, poster, thiệp mời,…
• Dịch vụ ăn uống, tiệc tea-break
• Thuê nhân sự setup, nhân sự hỗ trợ, nhân sự điều hành chương trình, MC, ca sĩ biểu diễn,..
• Quà tặng cho khách mời
• Chi phí dự trù nếu có phát sinh

Ghế hội trường, ghế hội nghị phù hợp khi tổ chức hội thảo?

Trả lời: EVO Seating là nhà sản xuất, cung cấp hơn 100+ mẫu ghế hội nghị, hội trường đa dạng từ kiểu dáng, màu sắc, chất liệu, giá thành,.. để bạn lựa chọn cho các chương trình hội thảo hiện nay.

Một số mẫu ghế tiêu biểu như:

Mã sản phẩm	Ảnh sản phẩm
EVO7601
EVO1101
EVO8602

Tổ chức hội thảo hay các cuộc tư vấn về định hướng nghề nghiệp là những hoạt động để?

A. Hội nhập nhân viên

B. Phát triển nhân viên

C. Động viên nhân viên

D. Cả A, B, C đều đúng

-> Đáp án đúng là D.

Trên đây là chi tiết quy trình tổ chức hội thảo “chuẩn” giúp buổi hội thảo được thành công, diễn ra suôn sẻ. Hy vọng đây sẽ nguồn thông tin hữu ích để bạn tham khảo. Trân trọng!